Hack the Office – Productivity Tools, Tools, Tools

Produkvitität mit Bürosoftware

Zeit ist ein wertvolles Gut und durch den Einsatz von Produktivitätstools könnt Ihr sehr viel Zeit sparen. In diesem Podcast „Hack the Office – Productivity Tools, Tools, Tools“ stellen wir Euch bewährte Werkzeuge vor, um sehr viel Zeit zu sparen. Die Produktivitätstools haben wir in drei Kernbereiche aufgeteilt. Unter dem Bereich „Planen und Erfassen“ findet Ihr Software-Lösungen oder geeignete Prozesse um möglichst schnell, übersichtlich und zentral Eure Tasks, Aufgaben und Projekte zu erfassen und zu verwalten. Ein wichtiges Kernthema ist der Umgang mit dem Betriebssystem, um schneller ans Ziel zu kommen. Im Kernbereich „Schneller durchs System“ geht es um das schnelle Suchen und Finden von Dateien, die Verwaltung von Ordnern, der Einsatz von Mails, Passwörtern und Textbausteinen. Mit Skype und Yammer stellen wir im letzten Kernbereich „Kommunikation“ zwei gängige Chat-Systeme vor, mit denen man leichter Dateien austauschen, Informationen und Tasks hin- und herschicken kann.

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Wir freuen uns über Deine Meinung zum Podcast und natürlich über jede Menge Kommentare. Welches Tool sollten wir auf jeden Fall bei der nächsten Folge von „Hack the Office“ besprechen?

pixel301 Show Notes

Wie könnt Ihr die Produktivität der Mitarbeiter steigern?

Nichts ist schlimmer, als 8 Stunden am Rechner arbeiten und das unproduktiv. Durch wenige Handgriffe ist es möglich die Produktivität der Mitarbeiter deutlich zu steigern. Im Folgenden geben wir Euch ein paar Tipps als Auszug aus dem o.g. Podcast, wie einfach es sein kann noch produktiver zu arbeiten. Mit dem Thema Produktivität beschäftigen wir uns seit vielen Jahren. Wir testen Tools, probieren neue Wege aus, um immer schneller zu werden. Die Einfachheit und der Komfort spielen für uns natürlich eine wichtige Rolle. Wir haben zum Thema „Produktivität am Arbeitsplatz bzw. von Mitarbeitern“ eine Interview-Reihe mit Unternehmern und Office-Workern durchgeführt. Mehr dazu findet Ihr direkt hier.
Tipps für mehr Produktivität (Video-Interviews)

Bürosoftware Tipp 1: Schnelleres Dateibrowsing unter Windows

Mit dem Windows-Commander als gratis Bürosofware werden Dateien mit einem Knopfdruck in einer Zwei-Fenster-Ansicht schnell kopiert, verschoben oder umbenannt. Wer von Euch noch den üblichen Windows-Explorer verwendet, kann beim Umstieg und Eingewöhnen mit dem Total-Commander wichtige Sekunden und Minuten pro Tasks einsparen.

Die Produktivität am Arbeitsplatz ist nicht nur für das Unternehmen wichtig, nein Ihr als Mitarbeiter habt doch selbst den Wunsch lieber nach 8 Stunden und nicht erst nach 9 Stunden spätestens mit allen wichtigen Tasks fertig zu sein.

Bürosoftware Tipp 2: Effizient arbeiten mit Keyword-Shortcuts

Es gibt „Mauskinder“ und „Tastaturkinder“ und damit Menschen, die lieber und häufiger die Tastatur oder die Maus einsetzen, um zum Ziel zu kommen. Eine gute Kombination ist entscheidend. Wer häufig mit Microsoft Excel bspw. arbeitet, der kann ohne „STRG+C“ und „STRG+V“ sowie „F2“ und „ALT-Enter“ sicher nicht effizient arbeiten. Das Kopieren und Einfügen und das Bearbeiten einer bereits gefüllten Zelle geht mit der Tastatur deutlich schneller, als mit der Maus. Weitere Tipps, um mit Eurer Software schneller zum Ziel zu kommen haben wir im Podcast für Euch zusammengestellt.

Bürosoftware Tipp 3: Mindestens 10 Minuten pro Tag sparen mit Textbausteinen

Wer viele Mails täglich bearbeitet, der sollte sich mal das Tool „Phraseexpress“ genauer anschauen. Bei Signaturen, Anreden und wiederkehrenden Mailkorrespondenzen habt Ihr mit einer frei wählbaren Tastaturkombination einen Textbaustein parat, der Euch wertvolle Zeit täglich einspart. Wie das Tool genau funktioniert und welche sinnvollen Praxisbeispiele damit effizienter abgearbeitet werden können – erfahrt Ihr im Podcast.

Bürosoftware Tipp 4: Passtwörter zentral speichern, automatisch einloggen

Mit Lastpass könnt Ihr unbegrenz viele Passwörter speichern und müsst Euch nur noch ein letztes Passwort (daher Lastpass) merken. Der Einsatz dieses Tools spart die Eingabe des Passwords, die Auswahl und das Eintippen des Nutzernamens (oft lange E-Mail Adressen) und Ihr könnt sehr lange, kryptische Passwörter für Eure vielzähligen Accounts definieren. Wer sich ca. 10 mal Pro Tag bei verschiedenen Services anmelden muss, der profitiert mit Lastpass (und anderen Anbietern) deutlich. Hier sind mehrere Minuten pro Büroalltag als „Zeit-„Sparpotential“ drin! In einem Spezialpodcast zur Passwortverwaltung findet Ihr weitere Praxistipps, Einsatzzwecke und Tool-Anbieter wie Lastpass.
Podcast: Paswörter verwalten mit einem Passwort Manager

Veröffentlicht von

test

14 Kommentare Schreibe einen Kommentar

  1. Hallo ihr zwei,

    ich fand es etwas schade, dass ihr nur den Windows Bereich abgedeckt habt beziehungsweise abdecken könnt. Denke dass es gerade im Agenturumfeld auch eine Menge OSX Nutzer gibt die sich über Tooltips freuen würden.

    Grüße

    Jens

  2. Hallo Jens,

    das mit Windows vs. OS X haben wir uns schon überlegt und haben eigentlich nur eine Lösung gefunden. Wir müssen weitere Productivity-Master aus Stuttgart (oder via Skype überregional) einladen die absolute OS X Nerds sind 🙂 das kriegen wir selbst nicht geleistet, da es nicht unsere Homebase ist.

    Danke für den Hinweis, ich denke für OS X Nutzer können wir einen Sonderpodcast daraus machen.

    Grüße zurück,
    Tobi

  3. Hi zusammen,

    der neue Themenorientierte Podcast gefällt mir sogar noch besser! Kompliment.
    Es sind auch für mich ein paar neue Tools dabei die ich mir anschauen werde.
    Mir ist aufgefallen das ihr Stickies nicht in den Show Notes verlinkt habt. 🙂
    Beim Total Commander kann ich euch nur Recht geben. Best filemanager ever!

    Gruß
    Micky

    • Hi Micky, danke für das Kompliment! Ich glaube, wir sind da auf dem richtigen Weg. Den Stickies-Link habe ich soeben ergänzt.

      Gruß
      Alex

  4. Hey Leude,

    kühler Podcast mal wieder! Ich nutze und empfehle noch folgendes Tool: Trello (https://trello.com/) Trello ist ein digitales Kanban Brett, mittlerweile super populär und wahrscheinlich kennts eh schon jeder. Na ja, ich erwähne es trotzdem 🙂 Da schreibe ich meine aktuellen und kommenden ToDos rein.

    Rock'n'Roll

    • Hallo Jan,

      Trello ist ein super Tipp. So gut, dass wir es sogar mit auf der Liste hatten, aber es aus Zeitgründen dann doch nicht erwähnt haben. Ich selber arbeite auch täglich damit. In einem der nächsten Podcasts werden wir es also sicher noch erwähnen.

  5. Leider bekomme ich ac'tivAid unter 8.1 nicht am Laufen. Er indexiert einfach nicht. Ich kann zwar die Laufwerksbuchstaben hinzufügen, aber er legt einfach keinen Index an. Weder automatisiert noch manuell. Jemand eine Idee oder einen Tipp woran es liegen kann. Suche dringend nach einer alternative zu Everything aber eben auch für Netzlaufwerke / UNC-Pfade. Kennt vllt jemand was vergleichbares, was mir einen sauberen Index anlegt?

    lg
    Sid

    • Hallo Sid,

      ich habe activAid 1.3.2 beta1 (portable) unter Win 8.1 erfolgreich mit Netzlaufwerken am Laufen. Ich nutze nicht Laufwerkspfade (u:) und speichere die Indexdateien unter settings/QuickChangeDir. Es läuft auch nichts mit Admin-Rechten. Alles also relativ out-of-the-Box. Hast du schon mal versucht die Indexdateien woanders abzulegen?

      Gruß
      Alex

  6. Danke für den schönen Podcast; einige interessante Tools dabei 🙂
    Ich hab mal PhraseExpress installiert; mal schaun, ob ich damit mein Thunderbird-Addon "Signature" ersetze, welches eigentlich einen ähnlichen Zweck erfüllt.

    Außerdem hab ich mir Stickies installiert; ich bin mir zwar nicht sicher, ob ich es brauche … aber … mal schaun.

    Als Screenshot-Tool finde ich übrigens "Screenpresso"; evenfalls kostenlos nutzbar, schnell und gut … und mit einigen weiteren nützlichen Funktionen.

    Es gibt allerdings ein Tool, was ich auf jedem fremden PC schnell vermisse: Ditto
    Ein Zwischenablagen-Manager; wenn man sich einmal dran gewöhnt hat, will man sowas nie wieder missen.
    Anwendungen: Letzte Woche hatte man nen Text in der Zwischenablage; Ditto-Hotkey gedrückt, ein prägnantes Wort daraus gesucht, und schon hat man den Text wieder.
    Oder ich kopiere mich aus einer Website diverse Begriffe oder Stichpunkte, und füge diese dann ganz einfach alle auf Knopfdruck in mein Word-Dokument ein – auf Wunsch auch direkt ohne Formatierungen.
    Must-Have!

  7. Sehr coole Tools und Empfehlungen von denen ich definitiv einige mal austesten werden. Hier noch ein paar Ergänzungen für Windows. Die Tools machen im Wesentlichen ähnliche Dinge:

    – Greenshot: Macht Screenshots ganzsseitig oder bereichsweise, kann Tastenkürzel und vordefinierte Speicherorte

    – Clover: Windows-Explorer-Ersatz. Zwar nicht ganz so mächtig wie Total Commander, aber kann auch Tabbed Browsing und bspw. Lesezeichen.

    – Launchy: Desktop-Launcher für Dateien und Verzeichnisse

    – Evernote: Im Prinzip sehr mächtig und vielfältig einsetzbar dank Suche und Schlagworten. Ich nutze es sehr gerne um Visitenkarten mit dem Smartphone abzufotografieren und zu archivieren. Evernote extrahiert dann auch gleich die Daten maschinenlesbar. Somit muss man die Karten selbst nicht mehr aufheben.

    – Harvest: Auch ein schönes Zeiterfassungs- und Projekttool. Ist auch super in Trello integriert.

    – Slack: Kann ähnlich wie Skype ideal für Teamkonversationen genutzt werden. Ist für mich noch einen Tick besser, weil man durch Themenchannel und externe Integrationen anderer Dienste noch mehr Infos hat und diese sehr schnell wiederfinden kann.

    – Pushbullet: Man kann sich frei definierbare Pushbenachrichtungen für Smartphone, diverse Desktop-OS einrichten und diese durch Dienste wie bspw. IFTTT situationsbedingt aufpoppen lassen.

    – Sublime Text 2.0: Mächtiger und durch Plugins erweiterbarer Editor der zahlreiche Syntax versteht und auf verschiedenen OS zu Hause ist.

    Ggf. fallen mir im Nachgang noch ein paar Mac OSX-Tools ein da ich auf beiden OS zu Hause bin. Kommt dann ggf. im Nachgang. Have fun. 🙂

  8. My Screen Recorder ist eines der besten Screen-Recording-Software. Er zeichnet Ihren Bildschirm und Audio von den Lautsprechern oder Ihre Stimme aus dem Mikrofon – oder beides gleichzeitig. Die Aufnahmen sind klar und gut aussehen, wenn sie auf Ihrer Website abgespielt, auf YouTube hochgeladen oder in Ihrer Präsentation verwendet! Es wird direkt an Standard-komprimierten Format aufzeichnen, die mit jedem Video-Editor oder einem Werkzeug funktioniert, ohne Konvertierung erforderlich.
    http://www.deskshare.com/screen-recorder.aspx

  9. Moin Moin

    Habe Hack the Office geradezu aufgesaugt und einige tools seit dem im Einsatz. 🙂 Nun die Frage aller Fragen wann gibt es was neues aus Nerdistan ?

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